Obowiązek Informacyjny

Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych dla reprezentantów, pełnomocników oraz przedstawicieli podmiotów współpracujących, kontaktujących się  z Instytutem Uprawy Nawożenia i Gleboznawstwa – PIB w Puławach (IUNG-PIB w Puławach).

Nawiązując do treści art. 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – (Dz.U. UE.L 119 z 04.05.2016, str. 1 oraz Dz. Urz. UE L 127 z 23.05.2018 str. 2 dalej „RODO”) Instytut Uprawy Nawożenia i Gleboznawstwa – PIB w Puławach informuje, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Instytut Uprawy Nawożenia i Gleboznawstwa – Państwowy Instytut Badawczy (adres: ul. Czartoryskich 8, 24-100 Puławy, tel. 81 4786 700, e-mail: iung@iung.pulawy.pl iung@iung.pulawy.pl).
2. Administrator danych osobowych wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym Pani/Pan może się kontaktować w sprawach dotyczących przetwarzania danych oraz korzystania z praw związanych z ich przetwarzaniem, poprzez adres e-mail: iod@iung.pulawy.pl, numer telefonu − 81 4786 738 lub pisemnie na adres korespondencyjny Administratora danych osobowych wskazany w punkcie 1.
3. Cel i podstawa prawna przetwarzania danych osobowych

Państwa dane osobowe będą przetwarzane w następujących celach:

• zawarcia lub wykonania umowy pomiędzy IUNG-PIB w Puławach a podmiotem, z którym powiązana jest dana osoba lub w imieniu którego ona działa, jak również weryfikacji tego podmiotu (np. klienta, kontrahenta lub innego podmiotu) oraz bieżącego kontaktu z tym podmiotem – podstawę przetwarzania danych osobowych stanowi: 6 ust. 1 lit. b i f RODO;
• realizacji czynności wynikających z powszechnie obowiązujących przepisów prawa,
  w szczególności w związku z wypełnianiem obowiązków wynikających z przepisów podatkowych i o rachunkowości oraz przepisów regulujących prowadzenie postępowań przez uprawnione podmioty – podstawę przetwarzania danych osobowych stanowi: 6 ust. 1 lit. c RODO;
• realizacja zadania w interesie publicznym – podstawę przetwarzania danych osobowych stanowi 6 ust. 1 lit. e RODO;
• ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń w postępowaniu sądowym, administracyjnym lub też innym postępowaniu pozasądowym – podstawę przetwarzania danych osobowych stanowi: 6 ust. 1 lit. f RODO.

4. Odbiorcy danych

Dostęp do danych osobowych będą posiadać pracownicy administratora, którzy muszą przetwarzać dane osobowe w związku z realizacją obowiązków służbowych.

Dane osobowe mogą zostać ujawnione organom publicznym, instytucjom lub podmiotom trzecim uprawnionym do żądania dostępu lub otrzymania danych osobowych na podstawie obowiązujących przepisów prawa.

Odbiorcami danych osobowych mogą być także podmioty, którym administrator na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych zleci wykonanie określonych czynności, z którymi wiąże się konieczność przetwarzania danych osobowych.

5. Okres przetwarzania danych osobowych jest uzależniony od celu w jakim dane są przetwarzane. Okres, przez który dane osobowe będą przechowywane jest obliczany w oparciu o następujące kryteria:

• rachunkowe, przez okres 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje lub postępowanie związane z zawartą umową zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione;
• podatkowe, przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy wynikający z rozliczenia zawartej umowy;
• w zakresie wypełnienia prawnie uzasadnionych interesów IUNG-PIB stanowiących podstawę tego przetwarzania przez okres niezbędny do wypełnienia tego celu lub do czasu wniesienia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania, o ile nie występują prawnie uzasadnione podstawy dalszego przetwarzania danych przez IUNG-PIB;
• w zakresie ustalenia i dochodzenia własnych roszczeń lub obrony przed zgłoszonymi roszczeniami – do momentu przedawnienia potencjalnych roszczeń wynikających z umowy lub z innego tytułu.                                                                                                                              

6. Prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych:

• dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii;
• sprostowania (poprawiania) swoich danych osobowych;
• ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
• usunięcia danych osobowych (z zastrzeżeniem art. 17 ust. 3 RODO);
• sprzeciwu;
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych, jeżeli uznają Państwo, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy prawa w zakresie ochrony danych osobowych.

7. Źródło pochodzenia danych osobowych

Dane osobowe jakie Administrator przetwarza pochodzą od klienta bądź kontrahenta lub innego podmiotu kontaktującego się lub współpracującego z IUNG-PIB, bądź ze źródeł powszechnie dostępnych. Kategorie danych osobowych osób powiązanych ze spółkami lub innymi podmiotami (np. członków organów tych podmiotów), w tym beneficjentów rzeczywistych, są tożsame z kategoriami pochodzącymi z publicznie dostępnych źródeł lub kategoriami przekazanymi przez klienta bądź kontrahenta IUNG-PIB lub przez inny podmiot kontaktujący się z IUNG-PIB.

8. Kategorie danych osobowych:

imię i nazwisko, miejsce zatrudnienia, adres korespondencyjny, adres email, nr telefonu kontaktowego przedstawiciela podmiotu, klienta, kontrahenta współpracującego lub kontaktującego się z IUNG-PIB.

9. Informacja o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji oraz profilowaniu – Instytut Uprawy Nawożenia i Gleboznawstwa – PIB w Puławach nie będzie wykorzystywał Pani/Pana danych do zautomatyzowanego podejmowania decyzji oraz profilowania.